Raadpleeg deze inzendinstructie (Vademecum) voor de handelwijze omtrent verpakking, fixatie en insturen van lichaamsmateriaal. Ook de verschillende aanvraagprocedures en eventuele patiëntinstructies zijn hierin opgenomen.

Indien er een verzoek is tot het verrichten van (aanvullend) onderzoek, dient de aanvraag via een (digitaal) aanvraagformulier te worden aangevraagd. Dit kan niet mondeling.

LabPON behoudt zich het recht voor de inzending niet te accepteren indien:

• het aanvraagformulier dan wel de monsterhouder ontbreekt;
• een discrepantie in naam en/of geboortedatum bestaat tussen monsterhouder en aanvraagformulier;
• onvoldoende patiëntgegevens op de monsterhouder staan vermeld;
• het materiaal ondeugdelijk is verpakt;
• besmeurde verpakkingen.

Bij het ontbreken van de naam van de aanvrager neemt LabPON het onderzoek meestal wel in behandeling. Het is dan echter niet mogelijk om verslag te doen van de uitkomsten. Op grond van de privacywetgeving zal LabPON immers nooit zelf contact opnemen met de desbetreffende patiënt. Het onderzoeksverslag wordt in dat geval bewaard tot de aanvrager zich meldt.

LabPON registreert alle onvolledige en onjuiste aanvragen. Een onvolledige of onjuiste aanvraag kan immers tot desastreuze fouten leiden. Bovendien vergt het achterhalen van de correcte gegevens een aanzienlijke extra tijdsinvestering van alle betrokkenen in het zorgproces. Voor een deel worden afwijkingen in de aanvraag middels een standaard tekst op de uitslag vermeldt. Heeft u hier vragen over, dan kunt u contact opnemen met het secretariaat.

In beginsel voert het laboratorium alle bepalingen zelf uit. In uitzonderlijke gevallen kunnen bepaalde onderzoeken worden uitbesteed aan een ander laboratorium. Als de bepalingen niet binnen ons laboratorium verricht kunnen worden of de benodigde expertise op dat moment niet bij ons beschikbaar is.

We zijn verplicht te vermelden dat elke door ons geaccepteerde inzending (monster met volledig ingevuld aanvraagformulier) moet worden beschouwd als een ‘overeenkomst’ met LabPON.

Afname en bewaren

LabPON kan slechts optimaal onderzoek verrichten indien het lichaamsmateriaal onder de juiste condities wordt aangeboden. Het is de verantwoordelijkheid van zowel de aanvrager als afdeling dat het materiaal overeenkomstig Inzendinstructie wordt aangeleverd.

• De meeste biopten, kleine en grote resecties kunnen aangeleverd worden in een potje/emmer met gebufferde formaldehyde 4%. Ten behoeve van het fixatieproces en voorkomen van uitdroging is het belangrijk dat het volume formaldehyde minimaal 3 tot 4x zo groot moet zijn als het weefselfragment.
• Elke unieke afname dient in een separaat potje te worden aangeleverd voorzien van etiket met minimaal naam. geboortedatum en (bij meerdere inzendingen) duidelijke onderverdelingen.
• Op enkele uitzonderingen na is het niet verstandig om (kleine) inzendingen ongefixeerd (door of op vochtig filterpapier/gaasje) aan te leveren. Voor uitzonderingen zie inzendinstructie. Bij onduidelijkheid, twijfel of vragen kan contact worden opgenomen met labPON tel. 088-5374570 of buiten kantoortijd met dienstdoende patholoog. Oproepbaar via receptie van desbetreffend ziekenhuis.
• Bij biopten en klein resectiemateriaal die niet gefixeerd mogen worden bestaat het gevaar op uitdroging. Dit materiaal moet op een met fysiologisch zout doordrenkt gaasje worden ingestuurd. Niet drijvend in een potje met fysiologisch zout en niet op een droog gaasje, dit om artefacten te voorkomen.
• Ingezonden monsters zonder patiëntgegevens kunnen niet in behandeling worden genomen. Ze kunnen ook niet retour gestuurd worden i.v.m. gevaar voor patiëntverwisseling. Bij ingezonden onderzoeken zonder aanvraagformulier en/of het ontbreken van patiëntgegevens wordt contact opgenomen met de inzender om de patiëntgegevens te achterhalen indien mogelijk.
• Voor cervixmateriaal geldt een uitzondering. Een cervixonderzoek zonder patiëntgegevens wordt niet in behandeling genomen en niet retour gestuurd. Dit materiaal wordt vernietigd. Indien de aanvrager bekend is wordt hij/zij hiervan op de hoogte gebracht.

Indien volgens de inzendinstructie en/of richtlijnen het materiaal ongefixeerd/vers ingestuurd dient te worden, maar niet kan worden gewaarborgd dat dit materiaal binnen 2 uur na afname aan LabPON kan worden aangeboden, moet rekening worden gehouden met verminderde kwaliteit wat uiteindelijk nadelig kan zijn voor het onderzoek.*

* Dit geldt niet voor vers gevacumeerd materiaal