Raadpleeg deze inzendinstructie (Vademecum) voor de handelwijze omtrent verpakking, fixatie en insturen van lichaamsmateriaal. Ook de verschillende aanvraagprocedures en eventuele patiëntinstructies zijn hierin opgenomen.

Indien er een verzoek is tot het verrichten van (aanvullend) onderzoek, dient de aanvraag via een (digitaal) aanvraagformulier te worden aangevraagd. Dit kan niet mondeling.

LabPON behoudt zich het recht voor de inzending niet te accepteren indien:

• het aanvraagformulier dan wel de monsterhouder ontbreekt;
• een discrepantie in naam en/of geboortedatum bestaat tussen monsterhouder en aanvraagformulier;
• onvoldoende patiëntgegevens op de monsterhouder staan vermeld;
• het materiaal ondeugdelijk is verpakt;
• besmeurde verpakkingen.

Bij het ontbreken van de naam van de aanvrager, neemt LabPON het onderzoek meestal wel in behandeling. Het is dan echter niet mogelijk om verslag te doen van de uitkomsten. Op grond van de privacywetgeving zal LabPON immers nooit zelf contact opnemen met de desbetreffende patiënt. Het onderzoeksverslag wordt in dat geval bewaard tot de aanvrager zich meldt.

LabPON registreert alle onvolledige en onjuiste aanvragen. Een onvolledige of onjuiste aanvraag kan immers tot desastreuze fouten leiden. Bovendien vergt het achterhalen van de correcte gegevens een aanzienlijke extra tijdsinvestering van alle betrokkenen in het zorgproces. Zo nodig worden aanvragers hier schriftelijk op aangesproken.

In beginsel voert het laboratorium alle bepalingen zelf uit. In uitzonderlijke gevallen kunnen bepaalde onderzoeken worden uitbesteed aan een ander laboratorium, als de bepalingen niet binnen ons laboratorium verricht kunnen worden of de benodigde expertise op dat moment niet bij ons beschikbaar is.

We zijn verplicht te vermelden dat elke door ons geaccepteerde inzending (monster met volledig ingevuld aanvraagformulier) moet worden beschouwd als een ‘overeenkomst’ met LabPON.

Afname en bewaren

LabPON kan slechts optimaal onderzoek verrichten indien het lichaamsmateriaal onder de juiste condities wordt aangeboden. Het is de verantwoordelijkheid van zowel de aanvrager als afdeling dat het materiaal overeenkomstig Inzendinstructie wordt aangeleverd.

• De meeste biopten, kleine en grote resecties kunnen aangeleverd worden in een potje/emmer met gebufferde formaldehyde 4%. Ten behoeve van het fixatieproces en voorkomen van uitdroging is het belangrijk dat het volume formaldehyde minimaal 3 tot 4x zo groot moet zijn als het weefselfragment.
• Op enkele uitzonderingen na is het niet verstandig om (kleine) inzendingen ongefixeerd (door of op vochtig filterpapier/gaasje) aan te leveren. Voor uitzonderingen zie inzendinstructie. Bij onduidelijkheid, twijfel of vragen kan contact worden opgenomen met labPON tel. 088-5374570 of buiten kantoortijd met dienstdoende patholoog: oproepbaar via receptie van desbetreffend ziekenhuis.
• Biopten en klein resectiemateriaal die niet gefixeerd mogen worden bestaat het gevaar van uitdroging. Dit materiaal moet op een met fysiologisch zout doordrenkt gaasje worden ingestuurd. Niet drijvend in een potje met fysiologisch zout en niet op een droog gaasje, dit om artefacten te voorkomen.

Indien volgens de inzendinstructie en/of richtlijnen het materiaal ongefixeerd/vers ingestuurd dien te worden, maar niet kan worden gewaarborgd dat dit materiaal binnen 2 uur na afname aan LabPON kan worden aangeboden, moet rekening worden gehouden met verminderde kwaliteit en uiteindelijk nadelig kan zijn voor het onderzoek.